Hoe om doeltreffende Vergadering Notes

Word die taak van die neem van notules op `n vergadering beskou deur sommige mense as `n ondankbare taak opgedra. Maar die bemeestering van die kuns van die neem van doeltreffende vergadering minute is nie net nuttig vir deelnemers aan die kwessies, bespreking verstaan ​​en ingestem om aksie items, maar dit kan ook ander mense wat nie by die tafel in hul besluitneming was help. Moenie die krag en doeltreffendheid van leer hoe om hierdie skrif vaardigheid bemeester nie onderskat nie.

Dinge wat jy nodig het

• Notepad of laptop
• Audio opname toestel (opsioneel)

Begin jou vergadering minute aan die bokant van die skryf van die naam van die vergadering, plek, datum en tyd wat dit gehou.

Lys die genooide gaste wat teenwoordig deur hul naam, titel en departement hulle verteenwoordig saam met dié genooi maar nie teenwoordig is. Lys ook die name van enige genooi gassprekers of aanbieders.

Skep `n sub vir elke item agenda en notas neem as die bespreking betrekking het op die onderwerp. Skryf sleutel bespreking en waar moontlik probeer om die persoon se naam wat verband hou met enige belangrike punte gemaak aandui.

Na bespreking oor die onderwerp, skryf enige ooreengekome volgende stappe of besluite wat geneem is rondom daardie punt op die agenda te aanbevole optrede deur wie, datum verskuldig, verantwoordelike persone of departement vir implementering, ens insluit Dit is die mees kritieke deel van die neem van notules proses sedert enige aksieplanne van die vergadering sal afgelei word uit hierdie afdeling.

Vir enige kwessies of besprekingspunte wat maar nie opgelos word nie, voeg dit by `n aparte afdeling van jou minuut bladsye gemerk "onopgeloste kwessies." Ontmoet die deelnemers kan hierdie later sien en die vergadering gasheer kan dan besluit hoe om die beste te hanteer resolusie van hierdie items.

Aan die einde van die notule, skryf die ooreengekome volgende vergadering datum, tyd en plek saam met enige ander inligting wat nodig is vir die deelnemers om te weet in voorbereiding vir die volgende sessie.

Ten slotte, maak seker dat al genooi deelnemers of teenwoordig is of nie `n afskrif van die notule ontvang. Dit is `n goeie reël om te probeer en die notule versprei binne 24 tot 48 uur na die vergadering. Op dié manier as daar iets is verkeerd of iemand is verkeerd aangehaal, kan dit reggestel word terwyl dit vars op gedagtes elke deelnemers.