Hoe kan Dokumenteringsprosedures bydra tot goeie interne beheer?

In sy eenvoudigste vorm, interne beheer is die som van alles jou besigheid doen, te identifiseer en risiko`s wat, volgens die Amerikaanse Small Business Administration, dikwels verbruik sowat 5 persent van die jaarlikse inkomste van `n besigheid se verminder. Hoewel ondernemings van alle groottes in die gesig staar risiko`s van bedrog, diefstal en misbruik van besigheid bates, klein besighede met onvoldoende dokumentasie prosedures is dikwels meer kwesbaar. Dokumentasie prosedures by te dra tot, en is deel van, `n sterk interne beheermaatreëls.

Terwyl goed ontwikkelde dokumentasie prosedures te versterk beide voorkomende en speurder interne beheermaatreëls, onvoldoende dokumentasie prosedures is `n hoofrede waarom sommige ondernemings nie uitvind wat diefstal of bedrog plaasvind totdat dit te laat is, die "Journal of Rekeningkunde" notas. Formele dokumentasie prosedures verskaf leiding vir die implementering van kontroles, en hulle verhoog aanspreeklikheid, as jou werknemers moet bewys en te verifieer, eerder as om net staat, wat hulle gevolg of verrig `n interne beheer.

Dokumentasie prosedures te skep opspoorbaar bewyse, insluitend wat betrokke was in `n taak of `n finansiële transaksie en wanneer en hoe sy betrokke was. Jy kan prosedures soos tyd en datum stamp wat werk agter die skerms asook stel dokumentasie reëls te skep vir mense om te volg. Beide is ewe belangrik vir die rekonstruksie van aksies toe te spoor transaksies en die skep van oudit roetes. Byvoorbeeld, onderteken bewys strokies, afskrifte van kleinkas aanvulling tjeks, log-in ID en rekenaar tyd en datum seëls `n werknemer se bied al ouditspoor bewyse.

Werklike of geskandeerde aanhegsels, voetnote in `n finansiële verslag en `n rekenaar transaksies verandering log is voorbeelde van dokumentasie prosedures wat bydra tot en versterk kontrole inligting bestuur. Almal is nuttig vir die dokumentasie van die redes vir die verbetering of aanpassing van papier of elektroniese besigheid rekords, wat uiteindelik help jou voorkom en op te spoor bedrog en diefstal werknemer. A ooreenstemmende datum-tyd stempel en bewyse van vooraf goedkeuring, soos voorletters die departement bestuurder se, versterk inligtingsbestuur beheer nog verder.

In bykomend tot die voorkoming van beide interne en eksterne bedrog, pakhuis en voorraad-bestuur dokumentasie prosedures kan ondersteun gehalte beheer. Dit sluit vereis pakhuis werknemers te tel, te inspekteer en dokument beskadig inkomende en uitgaande goedere. Bedrog en diefstal voorkoming prosedures wat bydra tot goeie interne beheer sluit in `n dokumentasie reël wat vereis dat werknemers in te vul, teken en inhandig n pick blad vir elke uitgaande kliënt order en kodering prosedures wat rekord en identifiseer inventarisitems, insluitend beskrywings, deel nommers, eenhede van meet en hoeveelhede.