Tipes liasseerstelsels

`N goed onderhou liasseerstelsel kan belangrike inligting vinnig te verkry en spaar `n maatskappy geld deur tyd te bespaar. Besighede, skole, die regering en selfs die alledaagse mense gebruik liasseerstelsels om hul sake georganiseer te hou. Kies tussen vier verskillende tipes van liasseerstelsels vir jou kantoor. Elke bied sy eie voordele en nadele.

In die alfabetiese liasseerstelsel, reël rekords volgens naam - óf die naam van die persoon, maatskappy of onderwerp - in ooreenstemming met die letters van die alfabet. Gebruik hierdie liasseerstelsel deur twee verskillende metodes. Die aktuele alfabetiese liasseerstelsel, ook bekend as `n woordeboek stelsel, lêers individuele rekords in alfabetiese volgorde. Hierdie liasseerstelsels werk goed wanneer die stoor van `n klein aantal rekords, minder as 5000 lêers, volgens Ancom, `n liasseerstelsel maatskappy.

Hierdie stelsel bewys problematies te wees wanneer jy `n baie kliënt of kliënte wat dieselfde naam. Gebruik `n geografiese stelsel - ook bekend as `n ensiklopedie of geklassifiseerde stelsel - om groter volumes van rekords te organiseer. In hierdie stelsel, groep vakke saam onder breë kategorieë wat gebaseer is op plek, soos `n stad, provinsie of staat. Die kategorieë en die lêers binne elke kategorie is alfabeties gerangskik.

By die gebruik van `n numeriese liasseerstelsel, toewys nommers om elke lêer en die getalle in volgorde rangskik. Lêers op mense met dieselfde naam sal nie dubbele opskrifte hê as met die alfabetiese stelsel. Hierdie stelsel bied ook beter lêer vertroulikheid aangesien daar geen name word vertoon op die lêers en goed werk wanneer die hantering van `n groot volume van lêers. In plaas van die toeken van lêers van `n aantal, gebruik die chronologiese stelsel wat lêers in orde stel volgens datum.

By die gebruik van terminale syfer indiening, toewys lêers getalle in volgorde, maar dien hulle volgens die laaste twee syfers. Ancom gee die voorbeelde van die vind van `n lêer genommer 17234. Eerste jy na die 34-afdeling van die liasseerstelsel, dan kyk vir die 72 gebied van daardie artikel en uiteindelik op soek na lêer 1. Hierdie stelsel werk goed wanneer die behoud van meer as 10,000 lêers.

Gebruik beide letters en nommers om lêers te organiseer in die alfanumeriese liasseerstelsel. Byvoorbeeld, gebruik twee briewe aan die staat die kliënt woon in, gevolg deur `n aantal dui aan sy rekeningnommer te dui. Dit maak voorsiening vir makliker presorting toe dat daar `n groot hoeveelheid van lêers uit te trek uit die dieselfde plek.