Hoe om voor te berei vir `n projek Vergadering

`N Projek Bestuurder hou vergaderings met interne projek spanlede gereeld na haar huidige projekte te bespreek. Daarbenewens kan `n projekbestuurder vergaderings met belanghebbendes projek, uitvoerende bestuur en kliënte te skop af `n projek te fasiliteer en kan deurlopende vergaderings om updates op haar projekte te verskaf en vrae oor tydlyne en begrotings te beantwoord hou. Voor te berei vir elke projek vergadering is die sleutel in die maak van voordelige gebruik van beide jou tyd en dié van die vergadering bygewoon het.

Nooi die toepaslike individue om die projek vergadering. Bepaal die doelwitte wat jy nodig het om te bereik by die vergadering wat gebaseer is op die genooides. As die vergadering met lede van die projekspan, kan jy doelwitte van die verkryging van status updates, die oplossing van interne kwessies en met die spanlede deel inligting met mekaar oor die projek gestel. As die vergadering met belanghebbendes, uitvoerende beamptes en kliënte projek, jou doel is om algemene mylpaal updates te voorsien en vrae te beantwoord.

Werf agenda onderwerpe uit die genooides `n paar dae voor die vergadering. Eerder as om dodging n verrassing kurwe bal by die vergadering, vra vir vrae en bespreking onderwerpe van diegene verbonde aan die projek. Dit sal jou toelaat tyd om voor te berei en nooi ander wat jy kan ondersteun by die vergadering. Antisipeer wat genooides sal wil hoor en bespreek met betrekking tot die projek. Byvoorbeeld, as jy weet wat die kliënte wil bemarking materiaal te bespreek, kry updates van jou kommunikasie-afdeling en nooi `n verteenwoordiger na die vergadering.

Skep `n formele projek vergadering agenda. Lys die vergadering besonderhede soos die vergadering naam, datum, tyd, plek en conference call nommer aan die bokant van die bladsy. Lys agenda onderwerpe soos status van projek milestones- status van funksionele sake gebiede soos IT, bemarking, wetgewing en ander relevante departemente- projek begroting volgende steps- en enige onderwerpe wat jy voorgestel word deur ander.

Stuur alle genooides `n elektroniese uitnodiging vergadering en agenda. Sluit `n projek plan of status verslag aan jou bespreking oor status en tydlyn vergesel. Stuur die uitnodiging so vroeg as moontlik en volg op met die agenda en aanhangsels ten minste een tot twee dae voor die vergadering. Dit sal toelaat dat jou genooides na die dokumente te hersien en voor te berei.

Kyk na die vergadering van logistiek soos konferensie kamer besprekings en kamer opstel `n paar dae voor die tyd van jou vergadering. Toets jou conference call nommer en web vergadering logins, soos van toepassing, te verseker dat hulle besig is en is maklik om toegang te verkry. As die deelnemers geneig is besig om op verskeie take, wil jy dit nie aan enigiemand se tyd met foutiewe telefoonnommers en web skakels mors.

Wenke waarskuwings

Dit is `n goeie idee om `n afskrif van die agenda vir almal wat bywoon voordat die vergadering begin versprei.
Baie projekbestuurders berei `n teken in laken wat hulle versprei aan die begin van die vergadering te dokumenteer wat deelgeneem het.
Wanneer projekte het `n formele projek Plan die Media Sub Plan sal spesifieke inligting oor wat vergaderings projek sal plaasvind en kan ook inligting van wat gaan bywoon, sluit in te sluit.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante