Hoe om te skryf `n INTER Memo

Memorandums - kort vir memorandum - is byna dieselfde as letters. Een van die vernaamste verskil tussen hulle is dat briewe oor te dra inligting aan mense buite `n organisasie, terwyl memorandums oor die algemeen geskryf om mense aan die binnekant. Nog `n verskil tussen letters en memorandums is die formaat. `N Brief gebruik `n aanhef ( "Geagte Mevrou") en `n beslote ( "Die uwe") - `n memorandum nie. `N memorandum bevat altyd `n onderwerp te reël. Memorandums kan formeel of informeel wees, afhangende van wat hulle lees.

Inhalt

Dinge wat jy nodig het

Plan inhoud

plan inhoud

Lys die punte wat jy nodig het om te maak in die memo en skryf die inligting wat nodig is om die punte te ondersteun. Sluit agtergrond inligting wat nodig is om die onderwerp `n konteks te gee.

Bestel die inligting. As die onderwerp is kompleks, onaangename of omstrede, waarskynlik die agtergrondkonteks moet eerste gaan. Anders, begin met die hoofgedagte.

Maak seker dat jy nie uitgelaat ondersteun of belangrikste inligting.

Versamel stawende dokumente wat jy nodig het vir verwysing as jy jou memo skryf.

Formateer die Memo

Toets om te sien of jou maatskappy het `n voorkeur formaat vir INTER memorandums. Sommige maatskappye het selfs verdrukte memorandum vorms. Gebruik die voorkeur of verdrukte formaat as `n mens is beskikbaar.

Stel die kantlyne, verlaat ten minste `n 1 1/2 duim ruimte op beide die boonste en onderste en `n 1-duim ruimte aan elke kant. Die inhoud van die memorandum moet gesentreer op die page- as die memorandum is baie kort, moet die top en kant rande verhoog.

Stel die styl van die woordverwerkingsdokument na formaat blok: linksgerig, enkelspasiëring, met `n spasie tussen paragrawe.

Skep `n opskrif

Tik in die hoof komponente van die memorandum, een komponent per enkelspasiëring lyn begin. Elke komponent moet gevolg word deur `n dubbelpunt. Byvoorbeeld:
datum:
aan:
Van:
Onderwerp:

Vul in die onderwerp inligting met behulp van `n titel styl. Dit wil sê, die woorde in die onderwerp moet al gekapitaliseer behalwe artikels, voorsetsels en voegwoorde met minder as vier letters, tensy hulle begin of einde van die titel. Maak die vakspesifieke.

Vul in die "Datum", "Om" en "Van" lyne, die aanpassing van die eerste woord van elke land met die eerste woord van die onderwerp te reël. Die datum moet geskryf word met `n uitgespel maand - 4 Julie 2020, byvoorbeeld. Gebruik volle name vir die "To" en "Van" lyne.

Skep `n opskrif op die tweede en daaropvolgende bladsye as die memo langer as een bladsy loop. As die memorandum is aan verskeie ontvangers, gebruik `n verkorte vorm van die onderwerp te reël, enkele spasie en sluit die datum, dan enkele ruimte weer en sluit die bladsynommer. As een persoon, kan jy `n alternatiewe vorm gebruik, lys name die leser se bladsy nommer en datum op een lyn, die naam reg in lyn, die aantal gesentreer en die datum linksgerig.

Skryf die Liggaam

Skryf `n inleidende paragraaf as die leser moet dit vir konteks. Hierdie paragraaf gee geskiedenis, sê die probleem wat in die memorandum aangespreek moet word en / of bygewerk geheue die leser se oor vorige kommunikasie oor die onderwerp.

Noem die hoofgedagte van die memorandum. Dit sal die opening lyn wees as jy nie `n inleidende paragraaf geskryf het nie. Hier kondig jy `n beleid, oplossing, besluit, aanbeveling, bevinding of gebeurtenis. As daar was geen bekendstelling, bied kort konteks, byvoorbeeld, "As ons bespreek ..." of "Sedert die kafeteria is ondervind lang rye ..."

Verskaf enige inligting wat nodig is om te verduidelik, te ondersteun of ten volle die inligting die leser moet die onderwerp te verstaan oor te dra.

Maak klaar

Verskaf notasies aan die onderkant, soos `n "cc:" As jy `n afskrif van die memorandum stuur na iemand behalwe die in die opskrif gelys persoon.

Wysig die memorandum. Maak seker spelling en grammatika korrek is, is idees ontwikkel en dat die leser sal verstaan wat jy nodig het om te sê.

Druk die memorandum en parafeer dit. Sommige organisasies wil die voorletters geskryf langs die "Van" lyn in die kop. Ander wil die voorletters aan die onderkant. Check die maatskappy se beleid.

Wenke waarskuwings

Of skryf van `n memorandum aan `n beter of `n ondergeskikte, om `n paar mense of vir ander in te lig oor kontroversiële of onwelkome onderwerpe, hou die toon saaklik en formal.Keep memorandums kort, duidelike en maklik om te lees.

By die skryf van, in gedagte hou dat memorandums is nie meer tydelike kommunikasie soos dit eens was. Die inhoud sal waarskynlik onbepaald talm, het op lêer as `n rekord van maatskappy aktiwiteit en geskiedenis. So skryf met permanensie in gedagte.

Hoe om te skryf `n INTER Memo

Dinge wat jy nodig het

plan inhoud

Formateer die Memo

Skep `n opskrif

Skryf die Liggaam

Maak klaar

Wenke waarskuwings