Pligte van `n administratiewe assistent

Administratiewe assistente uit te voer pligte soos die reël van vergaderings, skedulering aanstellings, die behoud van die kantoor kalender, beantwoord telefone en redigering korrespondensie. Hulle handhaaf kantoor lêers en databasisse en skep rekenaar sigblaaie en aanbiedings. Dikwels hul verantwoordelikhede sluit ook die aankoop van voorrade en die bestuur van die lewering kamer.

Hul kliënte diens pligte sluit in die ontvangs kantoor besoekers en sien dat hulle die hulp wat hulle nodig het te kry.

Die ander werk van administratiewe assistente hang dikwels op die spesifieke bedryf. In wetlike kantore, bestuurders help voorberei regsdokumente, terwyl in mediese kantore hulle versekeringsmaatskappye wetsontwerp. In skool kantore, die handhawing van studenterekords en kommunikasie met ouers is onder hul pligte.

Die vlak en posbenaming bepaal hoeveel verantwoordelikheid val op `n administratiewe assistent. Intreevlak-bestuurders fokus op kerklike funksies en basiese rekenaar take, maar senior bestuurders met `n gevorderde rekenaarvaardighede tipies neem op administratiewe pligte, insluitend toesig klerklike personeel en opleiding van nuwe huur. Administratiewe assistente om bestuurders kan ook doen navorsing, skryf verslae, neem notules by vergaderings, hou toesig oor ander bestuurders en maak vakasiereis.

Organisatoriese vermoë is noodsaaklik omdat primêre taak die admin se kantoor rekords in stand te hou en hou van vergaderings en afsprake. Bestuurders moet ook in staat wees om goed mondelings en skriftelik te kommunikeer in Engels en voer Internet navorsing. Die werk vereis vaardigheid met kantoortoerusting, insluitend rekenaars, fotokopieerders, telefoon stelsels, fakse en videoconferencing toerusting.

Afhangende van die posisie en nywerheid, bestuurders moet vaardigheid met verskeie rekenaarprogramme, soos e-pos, rekeningkunde, databasis, sigblad en woordverwerking sagteware.

Administratiewe assistente benodig `n minimum van `n hoërskool diploma wat klasse in kantoor praktyke en rekenaarsagteware sluit. Addisionele opleiding in Engels en rekenaarvaardighede is nuttig, en baie bestuurders het `n paar tegniese skool of kollege klasse geneem of `n mede-graad. Werkgewers ook gewoonlik lei nuwe huur in hul kantoor prosedures en die woordeskat van die betrokke besigheid - byvoorbeeld, wetlike woordeskat.

Bestuurders kan vrywillige sertifisering van die Internasionale Vereniging van Administratiewe Professionals bereik. Sertifisering vereis van twee tot vier jaar ondervinding, na gelang van onderwys `n administrateur se en aansoekers moet ook `n eksamen te slaag.