Die regte manier om te neem `n telefoon boodskappe

Of `n klant of kliënt is heeltemal tevrede met `n besigheid se diens kan staatmaak op goeie telefoon boodskap neem. As versoek of kommer n oproeper se onbehoorlik is oorgedra, kan hy voel asof niemand aandag te skenk aan hom. Daarbenewens, kan hy voel onbelangrik genoeg om te dink jy nie sy besigheid nodig het.

As `n professionele, moet jy seker maak dat die kliënt se behoefte kom altyd eerste en dat sy kommer korrek aangespreek. Om te weet hoe om behoorlik te neem teen `n telefoon boodskap kon uiteindelik maak of breek jou boek van besigheid.

• Neem af die naam van die oproeper se in die eerste oomblikke van die oproep, sodat jy terug kan verwys na dit as kommunikasie met die kliënt.

  
  

  "Hallo, mnr Thompson, wat kan ek doen vir jou vandag?"

• Luister na die vraag, kommer of klagte. Neem notas as die oproeper praat, maar moenie maak hom hou herhaal wat gesê is. Indien die kliënt `n beroep omdat die pryse op sy motor versekering gestyg het, heneeds om sy dogter op sy motor beleid by te voeg en hy wil `n gekwoteerde prys op `n tweede voertuig, kan jy skryf klein frases wat jy kan onthou soos, "Auto toename, voeg kind, kwotasie motor. "

• Versamel al relevante inligting met betrekking tot die kliënt se rekening, indien van toepassing. Soms, in `n maatskappy met `n groot databasis, verjaarsdag of adres van die kliënt se gebruik sal word om rekening een persoon se onderskei van `n ander. As die kliënt is in `n haas, is hy nie van plan om te wil al hierdie inligting weer te herhaal aan wie sy oproep terug. Dit was jou werk in die eerste plek as die boodskap moordenaar.

Bevestig die kliënt se inligting, behoeftes en telefoonnommer voor jy die telefoon.

"Mnr Thompson, dit was baie lekker praat met jou vanmiddag en ek sal seker wees om iemand jou oproep om terug te keer baie vinnig. Ek wou net om te bevestig dat jy `n verduideliking van die pryse van jou beleid nodig, om jou dogter as voeg `n bestuurder op die polis, en `n kwotasie op `n bykomende voertuig. Is dit korrek? ook kan ek neem af jou telefoonnommer? "

Gebruik `n koolstof boodskap boek vir die finale boodskap konsep. `N Wonderlike kwaliteit van hierdie boeke is wat jy kan slaag langs die boodskap aan iemand anders terwyl hy nog `n afskrif behou op jou lessenaar. Dit is `n mooi eienskap om te vertrou op as die oorspronklike boodskap is misplaas of vernietig.

Vertoon leesbare handskrif. Neem tyd om belangrike inligting in te samel van `n kliënt beteken niks as jou kollegas nie kan lees wat jy geskryf het.

• `N Waardevolle tegniek gebruik woorde om die spelling van die woord wat jy geskryf het verifieer. Byvoorbeeld, as jy probeer om die spelling van verifieer "Thompson," jy kan sê: "Ek het hierdie gespel" T "as in `n tier", "H" as in `n hoed ... "