Wat is die pligte van `n vertroulike sekretaris?

`N Vertroulike sekretaris is verantwoordelik vir die uitvoering van spesiaal toegewysde take. Hy bied sekretariële en administratiewe verantwoordelikhede in die kantoor. Wanneer die bywoning van vergaderings neem hy die minute en transkribeer regsdokumente. Hy het ook tipes vertroulike verslae, advertensies en kontrakte. Hy hanteer vertroulike oproepe en komponeer briewe wat amptelike handtekeninge vereis. Hy maak vakasiereis vir die voorsitter of maatskappy hoof uitvoerende beampte en bestuur haar skedule. Daarbenewens, kommunikeer hy aan ander partye namens sy werkgewer deur e-pos, briewe en telefoonoproepe.

Sy is betrokke by die verkryging en bedryf van die vereiste kantoor toerusting en materiaal soos fotokopieerders, drukkers en faksmasjiene. Sy help en administreer uitvoerende projekte en verseker af projek doelwitte gelê en doelwitte bereik word. Sy sien toe dat sy verstaan ​​huidige kwessies in die bedryf sy werk in so `n tegniese hulpbron persoon geword. Sy skryf ook gereeld verslae soos finansiële verslae.

`N Vertroulike sekretaris versamel inligting en data wat nodig is vir die suksesvolle skryf van verslae. Hy beweer ook en kodes vertroulike maatskappy lêers. Hierdie lêers word gereël en aangeteken in numeriese of chronologiese volgorde. Hy proeflees ook hierdie navorsing rekords nd ander dokumente aan accurateness en nakoming van beleid en regulasies te verseker. Hy stel ook data vir verskeie doeleindes soos regs- of finansiële vereistes.

Die vertroulike sekretaris is in beheer van die projekte wat voltooi vereis in `n tydige wyse en is verplig om die vermoë om te reis waar projekte is geleë hê. Sy koester koöperatiewe werksverhoudinge met belanghebbendes projek, inter-groepe en gemeenskapsorganisasies. Nog `n taak wat sy voer is om vergaderings en forums by te woon en om konferensiesale berei. Een van haar kerklike pligte is om klerklike personeel wat op `n laer vlak op te lei.

`N Vertroulike sekretaris voer evaluerings op verskillende situasies en bied advies oor die nodige stappe wat geneem moet word. Hy koördineer programme en aktiwiteite aan daardie toerusting te verseker en dienste gelewer word op tyd om vertragings te vermy. Daarbenewens, oudits hy hierdie program aktiwiteite om te verseker dat hulle wat in ooreenstemming met die neergelegde reëls en regulasies word gedra.