Hoe kan ek die saamstel van Office prosedures?

Die ontwikkeling van kantoor prosedures voordele jou kantoor of besigheid deur hulle te help jy en jou bestuurspan om spesifieke bedrywighede te standaardiseer. Kantoor prosedures help in die handhawing van uitmuntende diens en dien as `n gids wat die nodige inligting om die kwaliteit diens te verseker bied. Die skep van duidelike en akkurate prosedures is haalbaar deur die eenvoudige volgorde van die beplanning van die inhoud, die skryf van die prosedures, die vervaardiging van `n handleiding of gids en die dop van alle weergawes gemaak om die prosedures. prosedures kantoor geskryf kan word vir `n spesifieke kantoor funksie of vir bestuur van die hele kantoor.

Dinge wat jy nodig het

• Kalender of skeduleerder

Skryf waarom jy skryf die prosedures en wat sal die prosedures te gebruik. Identifiseer hoe dikwels die prosedures, of gedeeltes van die prosedures, sal gebruik word. Om spesifieke help jou om te fokus en te struktureer die dokumentasie poging.

Skep `n skedule vir die insameling van inligting oor watter take uitgevoer word en hoe dikwels die take voltooi. `N onderhoud-taak uitvoering van kundiges en die stappe gedoen om elke aktiwiteit binne `n taak te voltooi aan te teken. As die skep van die stappe van nuuts af, trek `n eenvoudige vloeidiagram van die stappe personeel volg van begin tot einde die taak te voltooi.

Bepaal wanneer die dokument sal afgelewer word en of dit sal wees in `n papier of aanlyn-formaat. Vir praktiese doeleindes, prosedures op papier is ideaal omdat hulle as `n maklike verwysing gids dien en is nuttig tydens prosedure opleiding. Na `n lêer struktuur en eenvoudige lêer Naming Convention is handig wanneer die skep van prosedures.

Verdeel die prosedures in afdelings volgens funksie. Skep funksie-spesifieke take ken `n rol en verantwoordelikheid om `n persoon of departement, wat die taak moet voltooi.

Skryf die prosedure stappe wat nodig is om elke taak te voltooi. Die gebruik van die onderhoud notas geskryf of opgeneem in Stap 2, skryf die aktiwiteit in volgorde sodat niemand in staat is om die aktiwiteit en taak suksesvol te voltooi sal wees. Na heeltemal dokumentasie van die take, uit te voer `n speltoets en die volledige inhoud te hersien. Dit is ideaal om een ​​of twee kenners gaan die dokument konsep vir akkuraatheid.

Maak enige nodige regstellings en produseer `n tweede, of finaal, konsep. Hou in gedagte jou dokument aflewering datum, uit te voer `n finale tjek van die dokument en dan produseer die finale dokument vir die gedrukte of aanlyn verwysing. Het die kopie in `n drie-ringband vir `n maklike bladsy plaasvervanger wanneer updates is gemaak.