Klerklike & Office Filing Prosedures

Die outbox hou uitgaande dokumente voor hulle versprei. Uitgaande dokumente sluit in uitgaande pos, fakse of dokumente te scan en stuur in e-pos aan entiteite buite die organisasie. Die posbus hou inkomende dokumente voor hulle word in bewaring gehou of intern versprei. Hierdie dokumente sluit memos- dokumente wat detail `n nuwe projek, inisiatief of kliënt- en dokumente wat kom in die pos. Sommige posbus het twee afdelings. Een afdeling het dokumente wat bestaande lêers en `n ander afdeling het dokumente wat `n nuwe lêer nodig het.

Lêers dopgehou wat inligting wat bymekaar hoort volgens naam, datum, onderwerp, plek, projek of ander data te hou. Veelvuldige lêers is gegroepeer volgens kategorie. Dikwels word hierdie kategorieë is `n kleur wat en kleur-gekodeerde dopgehou of plakkers gebruik word vir maklike verwysing na hierdie kategorieë. Liasseerstelsels vestig die logiese plasing van individuele lêers binne `n kategorie. Byvoorbeeld, kan `n dokter se kleur-gekodeerde kategorieë wat ooreenstem met elke letter van die alfabet vir pasiënt laaste name. Ander liasseerstelsels reël lêers per vak, numeriese, geografiese en chronologiese kategorieë en posisies.

Inkomende e-pos word gestoor in lêers wat verband hou met die inligting oor die dokumente. Maatskappye het afskrifte van antwoorde op inkomende e-pos in dieselfde lêer as die oorspronklike inkomende dokumente. Sommige maatskappye stempel fotostate van voltooide antwoorde op hulle te onderskei van antwoorde wat nog nie gelewer word. Net so, fotostate van uitgaande dokumente gestoor in lêers wat verband hou met inligting oor die dokumente, en gestoor in dieselfde lêer as `n reaksie wat die maatskappy ontvang om dié dokumente.

Die posbus hou dokumente wat versprei word binne `n organisasie, insluitend e-pos vir individuele werknemers, memorandums en ander fisiese dokumente wat individuele werknemers ontvang. Interne posbus dokumente versprei aan werknemers deur die plasing van die dokumente in werknemer drop boxes, en soms deur die skandering of faks die dokument na afgeleë werknemers.

As daar geen bestaande lêer wat logies ooreenstem met `n nuwe dokument dan `n nuwe lêer is geskep om dit te stoor. Net so, is `n nuwe kategorie geskep vir `n nuwe dokument indien daar geen bestaande kategorie wat pas met die dokument. Lêer sleutels verskaf `n indeks vir `n liasseerstelsel. Lêer sleutels lys en kodifiseer al die kategorieë in `n liasseerstelsel, en dui aan hoe inligting georganiseer binne elke kategorie. Enige tyd `n nuwe kategorie geskep is, word die lêer sleutel opgedateer en versprei na die res van die personeel of vertoon word by `n sentrale verwysingspunt.