Hoe om `n conference call Beplan

Besluit op `n datum en tyd vir jou conference call. Maak seker dat jy enige deelnemers wat in die verskillende tydsones woon in ag neem wanneer die beplanning van die tyd in beslag neem. Jy wil nie `n conference call vir `n tyd beplan voor of na jou kollegas sal normaalweg in die kantoor.

Reël vir `n konferensie-oproep nommer van konferensiesentrum jou maatskappy, of kontak `n aanlyn verskaffer wat konferensie oproepe fasiliteer. Dit behels dikwels die opstel en rekening en die betaling van `n klein fooi, maar dit is `n gerieflike opsie as jou maatskappy nie konferensies dienste bied nie.

Berei `n versoek vergadering met besonderhede oor die datum, tyd en voorgestelde onderwerp. Dit moet `n paar weke voor via e-pos gestuur word na die conference call deelnemers van tyd hulle genoeg tyd om jou conference call akkommodeer te gee. Maak seker dat jy spesifieke skakelkode instruksies en enige PIN-nommers die deelnemers sal moet toegang tot die oproep sluit.

Skep `n agenda vir die konferensie oproep. Jou agenda moet dek wat jy wil die conference call te bereik, wat aflewerbares vereis sal word na aanleiding van die oproep en wat deelnemers sal verantwoordelik wees vir die volgende stappe wees.

Stuur die agenda en enige aanvullende inligting wat die deelnemers sal moet `n paar dae voor die oproep te hersien. Jy kan insluit spread of verslae wat agtergrond vir die onderwerp wat jy van plan is om aan te spreek voorsien.

Opvolg persoonlik met enige deelnemers wat jy nie bevestiging van die dag ontvang voordat die conference call. A telefoonoproep is die beste in hierdie geval, aangesien die deelnemer nie jou e-pos kan ontvang met die vergadering versoek.