Kantoor Mail-bestuursprosedures

Kantoor kommunikasie kan hoofsaaklik gedryf word deur elektroniese pos en kitsboodskappe, maar byna elke kantoor nog ontvang en verwerk `n enorme bedrag van papierwerk. Inderdaad, volgens die Amerikaanse Environmental Protection Agency, die gemiddelde kantoor werker hanteer ongeveer 10,000 velle papier per jaar, of `n gemiddeld van ongeveer twee pond van papier en karton produkte elke dag. Beter kantoor pos-bestuur prosedures kan `n lang pad in die rigting van die versekering van `n gladde vloei van interne en eksterne kommunikasie gaan.

Aanwys Gepaste Personeel

Selfs klein besighede kan baat vind by die aanwysing van `n persoon om alle inkomende en uitgaande pos hanteer om te verseker dat niks verlore of misplaaste op pad na sy bestemming. Hoe groter die organisasie, moet die meer personeellede word aan ontvang, versamel, te versprei, en versamel al maatskappy pos en pakkette. Met e-pos om `n meer gewilde keuse vir kommunikasie en verspreiding van amptelike dokumente, die hantering van papier pos kan net `n deel van `n werknemer se posbeskrywing wees, afhangende van die volume van pos wat deur die gewone korporatiewe-kommunikasie kanale gaan. Vir kommersiële aflewerings (bv UPS, FedEx, DHL), die ontvangsdame is oor die algemeen die beste persoon om te ontvang en onderteken vir inkomende pakkette as gevolg van haar eerste plek. Dit is gewoonlik nie `n goeie idee om te oorhandig alle ander pos-bestuur pligte aan die ontvangsdame, maar omdat dit die verantwoordelikheid dikwels sou noodsaak dat sy haar lessenaar sonder toesig vir lang tydperke te verlaat.

Skep Mail-Distribution Flow Charts

Bestuurders en werknemers wat verantwoordelik is vir pos verspreiding moet saamwerk aan die ontwikkeling van riglyne-met behulp van vloeikaarte, kontrolelyste of watter formaat jou maatskappy is die meeste gemaklik met wat alle werknemers, veral die personeel wat sal toesig pos verspreiding en insameling, sal volg. Dit moet in ag neem elke stap van pos versameling: die insameling van die pos by die sentrale versameling sentrum ( `n PO word Posbus, pos draer, korporatiewe poskantoor, pakket lewering personeel of konvensionele posbus) - versamel op `n spesifieke plek in die kantoor uitsluitlik aangewese vir pos-sorteer verspreiding óf om departementele of individuele posbusse of hand-lewering aan elke amp invordering uitgaande pos en seker te maak dat alle uitgaande pos toepaslik aangespreek en stamped- en die behoud van die pos versameling / sorteer gebied netjies en ten volle toegeruste.

Voorsien wat nodig Supplies

Maak seker dat die e-pos versameling / verspreiding stasie het al die voorrade die medewerker moet sy werk doen. As jou maatskappy is groot genoeg sodat pos verspreiding meer doeltreffend gedoen word met behulp van `n sentrale plek, rig `n stewige pos / literatuur organiseerder of pos sorteer met baie kastjes vir elke departement of personeellid en dui elkeen. Departemente sal groter kastjes as individue vereis, so gee hulle genoeg ruimte. Hou `n goed toegeruste kas of tafel met band rolle en band dispensers- verpakking materiaal-envelopes- etikette in verskillende groottes gedruk met jou maatskappy se adres, e-etikette in verskillende groottes gedruk met `n paar van jou maatskappy se mees algemene pos destinations- tyd en datum terug te keer STAMPSHorloges- n pakket scale- pens- markers- stoor bins- en `n klein hand-vragmotor of dolly. Moenie vergeet om `n industriële-grootte shredder en recycling bins sluit. As jou maatskappy gaan deur meer pos as een persoon kan versnipper of herwin, oorweeg kontraktering met `n buite dokument bestuur / herwinning maatskappy om die werk te hanteer vir jou.

Bly op hoogte van alle inkomende en uitgaande pos

Skep `n elektroniese pos-bestuurstelsel om alle inkomende en uitgaande pos op te spoor. As jou besigheid is net jy en `n assistent, kan jy hierdie stap oorslaan, maar as jy toesig te hou oor `n groot departement of maatskappy met dekades van werknemers, skep `n stelsel wat track hou van die datums wat pos kom in en, indien nodig, vir wie. Dit is veral belangrik om hierdie stelsels te skep as jou maatskappy `n baie sensitiewe regsdokumente en pakkette ontvang. Items verdwaal in selfs `n klein kantore meer dikwels as wat jy wil organisaties, dink dit is die beste om hierdie frustrerende situasies te vermy deur die skep van `n basiese Excel spreadsheet, byvoorbeeld, wat wys wanneer `n pakket ingekom en wanneer dit deur sy ontvanger of verteenwoordiger geëis.