Funksie van `n ontvangsdame

Een van die belangrikste aspekte van `n ontvangsdame is groet mense wat in en uit die kantoor. Ontvangsdames moet in staat wees met besoekers te kommunikeer in `n professionele, vriendelike en gasvrye wyse. Afgesien van net mense verwelkom, ontvangsdames is gewoonlik verantwoordelik vir die plasing van rokke en sambrele in `n kas en die aanbied van drank (gewoonlik tee, koffie of water). Indien `n persoon het `n kort vraag oor die maatskappy of besigheid, moet die ontvangsdame in staat wees om `n duidelike en akkurate reaksie verskaf.

Ontvangsdames ook verwag om telefone te beantwoord. A ontvangsdame moet weet hoe om te hanteer fone multi-lyn met gemak, en ook hoe om gepas te groet bellers, rig hulle na ander personeellede en plaas mense op te hou. Ontvangsdames is ook verantwoordelik vir die maak van baie uitgaande oproepe, en moet weet hoe om duidelik en maklik om te verstaan ​​stempos boodskappe.

Skedulering is `n belangrike komponent van `n ontvangsdame posisie. Ontvangsdame posisies bel vir georganiseerde en verantwoordelike persoonlikheidstipes. A ontvangsdame moet in staat wees om konferensies, vergaderings en afsprake in die kantoor te skeduleer (sonder om te vergeet oor hulle of oorvleuelende).

Administratiewe take is ook `n groot deel van `n ontvangsdame. Ontvangsdames is verantwoordelik vir die neem van gedetailleerde notas, fotokopiëring, die indiening van rekords, die aankoop van kantoor (soos skryfbehoeftes en drukker papier), die stuur van fakse, boekhouding, die opstel van reis planne, saam te stel aanbiedings en maak finansiële sigblaaie.

Ontvangsdames dikwels uit te stuur e-pos namens senior personeellede. As gevolg hiervan, kennis van rekenaars is noodsaaklik. Afgesien daarvan dat dit in staat is om die Internet en e-pos programme te gebruik, moet ontvangsdames vaardig met die rekenaar programme soos Microsoft Office (insluitend Powerpoint, Excel en Word) te wees.

Pos verspreiding is `n belangrike deel van `n doeltreffende ontvangsdame. Ontvangsdames algemeen hanteer beide uitgaande en inkomende e-pos aan die kantoor. By ontvangs van die Daily Mail, dit is tipies die werk van die ontvangsdame om alles te sorteer en ontslae te raak van junk mail. In terme van verspreiding, kan `n ontvangsdame dit versprei met die hand na die kantoor `n personeellid of sit dit in `n opgedra posbus. Ontvangsdames is ook verantwoordelik vir die kry van pos kan gekry word elke dag, vanaf `n gewig van pakkette om met behulp van die toepaslike posgeld.