Hoe om te skryf `n Beleid & Prosedure Book

Mens sou dink dat die hoofrede vir die skryf van `n beleid en prosedures handleiding is om werknemers in lyn te hou en om vry te maak toesighouers van micromanaging. Maar die primêre rede vir die samestelling van hierdie boek is om te definieer en te ondersteun jou organisasie se visie, missie en doelwitte. Die beleid deel van die handleiding beantwoord die vrae: Wie? Wat? Hoekom? en die prosedure gedeelte antwoord: Hoe ?, volgens Stephen Page, skrywer van ". Skryf Uitsonderlike Beleid en Prosedures" Deur genadeloos poseer hierdie vrae, jy sal die grondslag lê vir die skryf van `n geloofwaardige en funksionele boek.

Dinge wat jy nodig het

• Vloeidiagram sagteware

Skep `n sjabloon met behulp van jou woordverwerker met "bedryfsbeleid Standard / Procedure" (SOP) as die dokument kop en `n konsekwente stel afdelings. Page beveel die gebruik van hierdie spesifiek en uitsluitlik: 1.0 Doel 2.0 Persone wat geraak 3.0 Beleid 4.0 Definisies 5.0 Verantwoordelikhede 6.0 Prosedures 7.0 Document Goedkeurings 8.0 Hersiening Geskiedenis

Skep `n sjabloon met jou vloeidiagram sagteware met `n minimum van sewe vorms: Reghoek: Besigheid proses begin of voort Lines: Verskaf verband Arrows: Verskaf rigting en volgorde Diamond: Besluit of tak Oval: Eindpunt Vorm (van jou keuse) vir papier rekords soos `n vorm vorm (jou keuse) vir elektroniese bewaring

Ek dink `n nommeringstelsel skema wat die departement en onderhewig sal openbaar. Byvoorbeeld, kan die getalle SOP1100 en SOP1200 verteenwoordig 1000 vir die Rekeningkunde Departement en 100 vir vakke wat verband hou met krediteure en 200 vir diegene wat handel oor Ontvangbare. Die laaste twee syfers 00-99, sal inkrementeer met elke bykomende beleid en prosedure in die reeks. Behou die gebruik van inkrementele letters (A, B, C) vir hersiening en opgemerk net in die Hersienings Geskiedenis artikel.

Onderhoud vakexperts (SME) te spoel al die stappe wat betrokke is in hul werk funksie. Terwyl die neem van notas, foto`s van hul sakeprosesse te trek. Bevestig die akkuraatheid van die rye jy voor die vrystelling van jou SME het getrek.

Onderhoud toesighouers en bestuurders om te bepaal wat hulle verwagtinge is ten opsigte van optrede en houdings van hul ondergeskikte. Het hulle seker jou proses foto vir kritieke besluit punte en moontlike winste doeltreffendheid.

Konsolideer beide kundigheid en verwagtinge met jou woordverwerker. Moenie jouself te bemoei met formaat of styl. In plaas daarvan, kyk vir weglatings en teenstrydighede wat sal vereis dat die voortsetting van die onderhoud proses.

Oordra woordverwerking inhoud aan jou sjabloon, aan te dring dat elke gedagte het slegs betrekking op die gedeelte kop.

Stel enige vorms wat dalk nodig om enige van jou beleid en prosedures te vergesel.

Skakel jou tekeninge in diagramme gebruik te maak van jou vloeidiagram sjabloon. Kies samehorigheid oor styl, maar ten volle gebruik maak van jou sjabloon vorm stel.

Druk eerste weergawes en te hersien met jou informante.

Op skrif te stel jou vloeidiagramme in kontekstuele prosedures. Jy kan verbaas wees dat Page beveel nie, insluitende vloeikaarte in jou boek. Maar stop vir `n oomblik en kyk na diegene wat moet saamleef met die boek wat jy gebou. Jy kan hard gewerk het op die bloudrukke, maar hulle sal baie aandag aftrek as agtergrond wees.

Skryf jou finale weergawe van jou beleide en prosedures. In die geval van dokumente wat streng beleid, wat nie flowcharting nie gevra, kan jy skryf "nie-toepassing" onder die prosedure opskrif.

Ken `n nommer om die dokument en goedkeuring handtekeninge verkry vanaf president of uitvoerende hoof van die organisasie se.

Skep `n genommerde inhoudsopgawe as die eerste bladsy, en `n indeks van die belangrikste terme as die laaste bladsy.

Bind alle beleide en prosedures in een boek, insluitend enige gekla vorms. Jy boek is nou gereed vir opleiding, reproduseer en te versprei.