Voorbereiding van `n kontrak Administrasie Plan

Verduidelik in die plan die pligte en omvang van gesag van die maatskappy se kontrak administrateur. Afhangende van die maatskappy, kan die kontrak administrateur nie dieselfde party met krag toe te ken nie, teken of te verander kontrakte. Dit moet duidelik uiteengesit in die plan dat `n kontrak administrateur nie mondelinge of skriftelike ooreenkomste met kontrakteurs moet maak buite die omvang van sy gesag.

Verduidelik die funksie van postaward geaardheid. Die postaward oriëntasie is `n geleentheid om die wedersydse begrip van die spesifieke vereistes kontrak te verduidelik. Dit kan insluit die rol van die kontrakteur se rol die kontrak administrateur se, gehaltebeheer en toets toesig magte die maatskappy se en faktuur en betaling goedkeurings prosedures. Vroeë postaward verduideliking verminder potensiaal misverstand vroeg in die proses.

Beskryf tegniese prestasie monitering pligte die kontrak administrateur se. Dit kan behels die maak van on-site besoek, die hersiening van die kontrakteur se prestasie verslae en direk ontmoeting met die kontrakteur met betrekking tot die vordering van die kontrak se. Maak duidelik in die kontrak administrasie plan wat binne die maatskappy kennis van tegniese of kontraktuele probleme tydens prestasie moet ontvang.

Konsep prosedures vir die monitering koste overschrijdingen. In die kontrak administrasie plan, bied prosedures vir die uitvoering van koste oudits wat verseker dat begrotings in stand gehou. Dit is nodig in koste-terugbetaling kontrakte in teenstelling met vaste-prys kontrakte. Prosedures kan die volgende insluit ondersoek kontrakteur vorderingsverslae en bloudrukke, wat kan ontbloot potensiaal koste overschrijdingen. Ook, die handhawing van tyd-kaart, teken-in vel en oortyd inligting in sigblaaie is `n manier om koste te menslike hulpbronne op te spoor.

Verduidelik die proses vir faktuur betalings vir dienste gelewer of produkte. Hoe betalings gemaak word op `n kontrak voorsiening gemaak in detail in `n skriftelike kontrak. As betalings aan die gang is, moet hulle tydig en akkuraat verwerk word. `N Kontrak administrasie plan moet rigting aan administrateurs op tydige kennisgewing kontrakteer om kontrakteurs van fakturering defekte. Ook, kyk na die kontrakteur se eerste faktuur in detail met die kontrakteur om potensiële kwessies rakende faktuur formaat en vlak van detail aan te spreek. Dit sal die daaropvolgende fakture makliker om te hersien en te maak.

Adres kontrak regstellings en wysigings. Kontrak administrasie planne moet die prosedures vir kennis te stel uitvoerende of bestuur van die personeel met betrekking tot wat nodig regstellings of wysigings aan die kontrak aan te spreek. Afhangende van die tipe van kontak en die duur daarvan, kan dit die beste praktyke wees om kwartaallikse prestasie vergaderings met die kontrakteur en relevante top-vlak bestuur of uitvoerende personeel van die maatskappy te vestig.

Verskaf instruksies op die sluiting van `n kontrak. Tipies, dit gebeur wanneer die kontrakteur al die nodige uitgange presteer vir die voltooiing van sy deel van die kontrak. Ontwikkel `n algemene uitverkoop oudit kontrolelys in die kontrak administrasie plan. Dit kan insluit algemene mylpale wat meer volledig ontwikkel kan word en aangepas word op grond van die individuele kontrak. Hierdie finale uitverkoop kontrolelys moet `n permanente deel van elke geslote kontrak lêer wees. Dit help om te verseker dat alle kontrak prestasie aksies afgehandel is.