Hoe om interne beheer swakhede te identifiseer

Wanneer jy handel dryf nie, sal sy belanghebbendes, bestuurders en kliënte verwag doeltreffendheid, betroubaarheid en veiligheid. Dit is veral waar van finansiële transaksies. Interne beheer verseker dat alle besigheid of organisatoriese prosesse aan hierdie eise. Dit is egter belangrik om enige swakhede in jou interne beheer setup te identifiseer. Daar is verskeie maniere van spot hierdie tekortkominge en inligting is beskikbaar om jou te help. Die Securities and Exchanges Kommissie, byvoorbeeld, het riglyne vir die monitering van interne beheermaatreëls uitgereik.

Winkel al jou interne kontrole prosedures. Dit sluit in die dokumentasie van finansiële transaksies, produk ontwerp en toetsing, aankoop prosedures en interne ouditering. Presies weet wat jy te doen het met voordat jy verder inspekteer die prosedures. Probeer om dele van die maatskappy of organisasie wat dalk aan meer risiko as ander te identifiseer. Ook bepaal die ontwerp van jou beheer. Dit sal tipies sluit dokumentasie, organisasie, die skeiding van pligte, terugvoer en opleiding.

Uit te voer `n risiko-ontleding vir al jou beheer prosedures. Identifiseer die mees waarskynlike mislukkings binne jou besigheid of organisasie. `N Risiko assessering vind gewoonlik die vorm van `n tabel. Elke nuwe risiko in `n ry sit. Om die risiko te ondersoek, voeg `n aantal kolomme aandui wat verkeerd kan gaan, hoekom, wat in beheer is van daardie spesifieke proses, wat dit, oplossings geïnspekteer en wanneer die verantwoordelike persoon tot aksie oorgegaan het.

Uit te voer `n interne oudit. Dit sluit in voorraad en bate voorrade, kontant versoening en krediteure. Kontant versoening beteken dat die hoeveelheid vloeistof kontant in besit van die maatskappy korrek is wanneer dit vergelyk word met die inkomste en uitgawes. Ouditering rekeninge betaalbaar middel seker te maak dat alle betalings gaan die regte maatskappy of individu. Hierdie moet kruisverwys teen alle finansiële state beide interne (departement rekeninge) en eksterne (banke) wees.

Voed personeel op moderne interne beheer prosesse en metodes. Interne beheermaatreëls, soos baie ander aspekte van die besigheid, voortdurend ontwikkel. Stel jou werknemers van enige veranderinge en hou hulle goed opgelei. `N Gebrek aan kennis en opleiding is `n belangrike rede vir interne beheer mislukkings. Toets werkers se kennis en hou review sessies tydens personeelopleiding.

Monitor jou interne beheer personeel. Risikobeoordeling oorweeg word gewoonlik geskep deur diegene wat die interne beheer. Monitering of die uitvoer van eksterne inspeksies maak voorsiening vir `n derde party aan moontlike swakhede die persoon of span in plek het gemis identifiseer. Dit kan wissel van die proses self aan die toesig van die beherende dit. `N eksterne ouditering maatskappy voer gewoonlik sulke inspeksies. Die meeste besighede het verhoudings met betroubare eksterne ouditeure.

Ondersoek kliënt en terugvoer van belanghebbendes. Is daar algemene klagtes? Was daar nog geen oortredings van interne beheer? Byvoorbeeld, as `n aantal kliënte rapporteer dieselfde produk mislukking, soos `n foutiewe knoppie, jy kan agteruit te werk deur middel van prosedures jou maatskappy se om die probleem te vind. Dit sou tipies beteken hersiening, in omgekeerde volgorde, aflewering, vergadering, vervaardiging, toetsing en ontwerp.

Kyk na departementele verslae. Is daar areas van die maatskappy wat erger gekry of is nie die verbetering van as verwag? Sulke kwessies kan as gevolg van ander faktore wees, maar kan ook dui `n soort van interne beheer mislukking. Elke departement in staat is om te beheer en te monitor wat dit does- maar departementele verslae moet saam gekoppel word aan die onderneming verskuldig is as `n geheel. Ondersoek of elke departement het `n sterk genoeg meganisme vir sy personeel te beheer swakhede aan te meld.