Rol van `n dokument Bestuurder

Werknemers moet toegang tot die dokumente soos dekking briewe, bemarking materiaal, tutoriale en kliënt inligting om hul werk te voltooi. Tradisioneel het werknemers hierdie lêers gestoor direk op hul hardeskywe vir toekomstige toegang, maar daar is `n inherente risiko dat die lêers verouderde sal word. Daarbenewens kan werknemers kosbare tyd mors kam hul hardeskywe vir dokumente wat hulle nooit afgelaai.

`N Dokument management system besluit al hierdie probleme. Dit skep `n fokuspunt waar alle dokumente gered. Verder kan daardie selfde dokumente gedeel word met personeel en kliënte deur middel van `n webwerf. Die meeste dokument management stelsels kan uitvoer om `n webwerf easily- die voordeel is dat dit toeganklik vir enigiemand met `n internet konneksie en nie addisionele sagteware of installasies vereis om te kan sien (dit kan `n gebruikersnaam en wagwoord benodig, maar wat kan gespesifiseer word).

Die IRS vereis dat finansiële instellings om enige dokumentasie wat verband hou met `n kliënt vir vyf jaar te hou nadat die rekening is gesluit. Die Departement van Justisie vereis `n nog langer tydraamwerk vir wet kantore, wat beteken dat al die lêers moet iewers gaan.
Dokument bestuurders tipies argief dokumente chronologies, hoewel sommige verkies alfabeties afhangende van die hoeveelheid inligting word gestoor. As dit is `n papierlose kantoor, dan die dokumente moet gerugsteun (in twee afsonderlike plekke), dan gesuiwer van die bediener.

Afhangende van die grootte van die organisasie, kan skryfvaardighede n sleutel element om die rol van `n dokument bestuurder wees. Dekbriewe, templates, en tutoriale vereis konstante updates relevant te bly. Verder privaatheid stellings, leeg kontrakte en tegniese dokumente ontvang klein tweaked ongeveer een keer per jaar.

Of die dokument bestuurder persoonlik maak hierdie veranderinge, sal dit sy verantwoordelikheid om te verseker dat almal is met behulp van die mees up-to-date weergawes. Die eenvoudigste manier om dit te doen, is deur die gebruik van `n dokument management system.

Dokumente verander, en dit is die verantwoordelikheid van die dokument bestuurder se om te weet wat veranderinge wat gemaak word. Naspeurbaarheid is `n standaard funksie in die meeste dokument bestuur sagteware. Dit kan egter `n dokument bestuurder naspeurbaarheid te spoor sonder die sagteware deur die maak van elke dokument lees-alleen, en dan te meld versoek veranderinge as dit ontvang.

Daar sal tye wees wanneer `n dokument bestuurder moet items wat reeds in die argief te vind. Dikwels is dit is as gevolg van oudits, regsgedinge, en natuurrampe - al wat nodig noukeurige rekords van gebeure in die verlede.
Om dié rede moet dokument bestuurders om materiaal as logies en akkuraat as moontlik argief. Op hierdie manier kan `n dokument bestuurder toegang diegene wat nodig rekords, ongeag van wat hulle oorspronklik gestoor.
Wanneer dit kom by die voorbereiding vir natuurrampe, slaan `n back-up van die kantoor bediener iewers buite die kantoor. As dit moontlik is, bêre dit in `n ander streek soos `n satelliet kantoor.