Hoe om `n bestelling System vir `n Small Business

Sodat werknemers, selfs bestuurders, om aankope sonder `n gesentraliseerde dop-stelsel kan lei tot `n verskeidenheid van hoofpyn, selfs vir `n klein besigheid met `n paar werknemers. Risiko`s sluit in nie-aflewering van items, verlies van verskaffers en operasionele Tops. Die skep van `n bestelling stelsel help jy `n beter hou jou uitgawes, kry die items wat jy nodig het op die tyd en probleme wat ernstig jou besigheid kan skade te voorkom.

Ondersoek waarom jy `n bestelling stelsel instel. Jy kan probleme met verskaffers gestuur die verkeerde materiaal en voorrade of nie die lewering van hulle op tyd. Jy kan verskaffers wat jy nie sal skip items sonder pre-betaling het as hulle nie `n geskrewe aankoop dokument het. Of jy net wil dalk bedrog of foute te voorkom.

Besluit wie moet betrokke wees by die opstel van jou bestelling stelsel. Begin met jou rekenmeester of boekhouer, as jy een het. Gaan jou bank en kredietkaart state om te sien wie in `n maand maak die meeste aankope. Afhangende van die grootte van jou besigheid, sluit in die bestuur en personeel wat sal die nuwe stelsel te gebruik. As jy nie die werk gaan doen jouself, sit een persoon in beheer van die projek en gee hom die gesag om projek take aan ander personeellede aanwys. Jy kan oorweeg om `n klein komitee om die taak te hanteer. Een of twee verkopers of verskaffers wat sal gevra word om jou bestelling te aanvaar.

Uitspel die omstandighede waaronder werknemers aankope kan maak en wat kan aankope te doen. Dit sal beperk wat kan gebruik en `n bestelling versend. Oorweeg die skep van `n lys van goedgekeurde verskaffers wat jou aankoop bestellings sal aanvaar sodat jy jou vermoë om koste en kwaliteit te beheer kan verhoog. Dit sluit die probleem van om te gereelde verskaffer krediet tjeks slaag wanneer die maak van aankope.

Aankoop bestellings is die vorms wat die middelpunt van jou bestelling stelsel geword. Skep vorms werknemers kan gebruik wat dit moontlik maak, `n boekhouer of rekeningkundige departement om maklik insette aankoop bestellings in `n finansiële dokument vir latere verwysing. Die vorm moet items soos die volgende insluit:

• naam van jou maatskappy, adres en kontakbesonderhede
• departement versoek die aankoop
• persoon wat dit goedgekeur
• item wat aangekoop
• item per eenheid
• aantal eenhede bestel
• totale koste sonder belasting
• belasting bedrag
• totale bedrag van belasting
• die verkoper
• bestelling nommer
• datum versoek
• afleweringsdatum

Jou vorm moet toelaat om verslae deur die verkoper, departement of item hardloop vinnig uit te vind hoeveel die maatskappy bestee in sekere gebiede. Elke dokument moet `n bestelling nommer vir maklike verwysing te hê wanneer jy kontak `n ondernemer of verskaffer of andersom.

Sodra jy die eerste weergawe van jou nuwe bestelling geskep het, vra die mense wat moet dit gebruik vir hul terugvoer. Verduidelik waarom jy die instel van die stelsel en verskaf voorbeelde van hoe rekeningkundige die stelsel sal gebruik. Vra jou verskaffers en verskaffers wat hulle dink van jou vorm, en indien hulle enige toevoegings wil hulle graag te stel nie.

Nadat jy die aanbevelings en terugvoer wat jy ontvang het om jou finale bestelling en prosedures vir die gebruik daarvan te skep gebruik, kommunikeer die inligting aan almal wat betrokke gaan wees. Sit die inligting op skrif en `n afskrif stuur aan elke personeellid. Het hulle `n dokument wat verklaar dat hulle ontvang het onderteken, lees en die dokument verstaan ​​nie.