Hoe om te organiseer Vergadering Notule

Hersien die vergadering agenda. Dit sal jou toelaat om te beplan vir beduidende agenda items waaroor jy sal nodig hê om notas te neem. Jy sal ook `n gevoel van hoeveel deelnemers om te verwag nie.

Stel `n deelnemer te trek. Dit kan so eenvoudig wees soos `n stuk papier met die titel van die vergadering en datum aan die bokant met `n hele paar genommerde lyne wees. Jy sal hierdie versprei aan die begin van die vergadering vir die deelnemers aan te meld.

Maak seker dat jou opname toerusting goed werk. Jy kan kies om notas van die vergadering op `n laptop te neem, of met pen en papier, of deur die opname van die vergadering. As die vergadering sensitiewe inligting sal dek, bespreek die opname met die voorsitter en verduidelik jou voorneme om die opname te gebruik net om akkuraatheid van die notule te verseker.

Neem notas tydens die vergadering. Fokus op die onderwerp van elke gesprek en laat kommentaar. Byvoorbeeld, kennis dat toekenning vir `n nuwe gebou befondsing bespreek, maar moenie daarop dat die "bespreking was emosionele en verhit." Nota wat elke beweging voorgestel en wat is opgelos.

Skep `n dokument wat sal wees die amptelike vergadering minute. Dit moet dieselfde formaat as vergadering minute voor wees. Oorweeg die gebruik van ses afdelings: Bel om te bestel, roll call, goedkeuring van laaste vergadering minute, oop kwessies, nuwe besigheid en verdaging. Onder elke `n kort en neutrale opsomming van die bespreking of aktiwiteit. As daar `n stem tel, sluit in die kerfstok. As stemme nie getel, staat net dat `n mosie is "gedra" of "misluk." Skep `n ruimte vir die notule deur jouself as die nota moordenaar en die voorsitter, wat die notule sal goedkeur moet onderteken.

Sirkuleer die notule aan raadslede binne een week na die vergadering en - indien die vergadering openbaar was - liasseer as openbare rekord. Maak veranderinge en verbeteringe as dit nodig is. Verwys na jou eie notas of jou opname van die vergadering as verduideliking is nodig.

Liasseer die vergadering minute met dié van verlede vergaderings. Jy kan die notule in `n band, georganiseer deur komitee of raad hou, en in chronologiese volgorde. Sedert die vergadering minute wettig rekords, hou van hulle by die hoofkantoor.

Verwyder die opname wat jy van die vergadering gemaak het, tensy dit is die beleid van jou organisasie om hierdie rekord te hou. Sodra jou minute is finaal daar is gewoonlik nie nodig om hierdie back-up te hou, en die inhoud daarvan kan sensitiewe of vertroulike wees.

Kopieer en versprei die vergadering minute aan die begin van die volgende vergadering. Hierdie sal goedgekeur word as die eerste punt van besigheid.