Hoe skryf ek `n aankoopbeleid?

Skryf `n aankoopbeleid mag lyk soos `n vermorsing van tyd, veral in `n klein maatskappy. Maar met `n formele beleid dat alle werknemers verstaan ​​sal help om te verseker dat jy jou operating geld spandeer verstandig. Soos jy groei, sal geskryf beleid van kritieke belang om jou sukses geword. Skryf jou aankoop beleid met diegene wat dit sal gebruik in gedagte. As hulle nie in staat is om die beleid te verstaan, of indien die proses is te ingewikkeld of lomp, sal werknemers gefrustreerd is en is meer geneig om óf foute maak of doelbewus beleid ten einde die werk gedoen te kry ignoreer.

Besluit wie gesag om aankope namens die maatskappy se maak sal hê. Stel enige beperkings op die aankoop van gesag en bepaal wie aankope oor daardie grense sal goedkeur.

Skryf riglyne vir verskaffer seleksie. Bepaal hoe die bodproses sal werk en hoeveel tenders moet verkry word vir elke geleentheid. Verduidelik al kriteria wat kopers moet gebruik om tenders te evalueer. Kriteria kan die volgende insluit prys, kwaliteit, versekering, lengte van die verkoper werking en nog baie meer.

Noem die omstandighede waaronder werknemers in kontrak kan tree. Gee `n oorsig van die proses vir kontrak goedkeuring en gesag vir kontrak ondertekening toewys. Stel `n maksimum kontrak limiet. Stipuleer hoe dikwels gereelde diens kontrakte moet geëvalueer word.

Stel reëls oor geskenke en etes aanvaarding van verskaffers. Sommige maatskappye toelaat etes maar nie geskenke, terwyl ander maatskappye geskenke toelaat tot `n sekere dollar waarde. Sommige maatskappye toelaat groep geskenke, maar nie persoonlike geskenke en `n paar belet verkoper gawes heeltemal.

Stel `n botsing van belange beleid. Sommige maatskappye verbied werknemers om te koop van verskaffers in wie hulle besit `n belang: ander uit te brei die verbod op maatskappye waarin `n goeie vriend of familielid besit `n belang. Nog ander toe te pas nie so `n beperking.

Vestig riglyne vertroulikheid. Stipuleer watter soort inligting word vertroulik beskou en stel `n tydperk waartydens werknemers in besit van hierdie inligting is verbied om die vrystelling van dit.

Verduidelik jou bestel stelsel. Gee instruksies oor die skryf en die uitreiking van bestellingen. As jou rekenaar stelsel laat jou toe minimum voorraadvlakke en waarskuwing aankoop wanneer dié vlakke bereik stel, te verduidelik hoe om dit te doen. As jou besigheid pakhuise goedere met behulp van `n bar-coding of ander rekenaarstelsel, verskaf instruksies op die verandering van bestaande produkte en die oprigting van nuwes.

Dokumenteer die beleid dat ander werknemers, soos die ontvangs van personeel, sal gebruik om die aankoop van agente bewus van die vermiste, beskadig of verkeerd verskepings maak.