Hoe om te skryf `n Besigheid e-pos met aanhangsels

(Foto: Polka Dot RF / Polka Dot / Getty Images)

E-pos is `n doeltreffende en vinniger metode van die stuur van sake kommunikasie in vergelyking met die posdiens. Dit is ook `n makliker manier om die uitruil van dokumente. `N paar dinge om te oorweeg wanneer die stuur van `n besigheid e-pos met `n aanhangsel is sy grootte, die program wat gebruik word om die beslaglegging en die moontlikheid van virusse te skep. Dit is ook belangrik om die ontvanger onthou dalk die enigste een wat jou boodskap sien nie. Gebruik `n professionele toon dat `n gunstige indruk sal laat.

Skryf `n onderwerp te reël dat die boodskap behoorlik weerspieël. Spesifieke onderwerp reëls sal help werknemers organiseer e-pos volgens die maatskappy projekte. Vaag titels soos "Belangrike" of "Lees" maak dit moeilik om boodskappe op te spoor in die toekoms.

Komponeer `n boodskap wat bondige en maklik om te lees. Werknemers moet sif deur groot volumes van e-pos boodskappe daagliks en het min tyd om lang boodskappe te lees. Gebruik `n leesbare font, sluit in `n baie wit spasie en diens boonste en kleinletters gepas. Skryf jou boodskap in `n toon wat beleefde nog professionele, en begin en eindig met professionele begroetinge.

Verwys na die beslaglegging. Besige werknemers word dikwels gehaas vir tyd en kan die beslaglegging miskyk as daar geen verwysing na dit. Laat die ontvanger weet wat die beslaglegging bevat en wat om te doen met dit.

Maak seker dat jy die dokument voordat aangeheg. Janis Fisher Chan, skrywer van "E-pos: A skryf dit gaar Guide - Hoe om te skryf en Bestuur E-Mail in die Werkplek," beveel die bevestiging van die dokument voordat jy begin om jou boodskap te skryf.

Laat jou leser weet watter program nodig is om die lêer oop te maak. Die Microsoft Office Suite en Adobe Acrobat Reader is algemeen aansoeke wat in die werkplek.

Kyk na die hoeveelheid tyd wat dit die ontvanger sal neem om die beslaglegging af te laai. Gebruik `n lêer kompressie program vir groot lêers, soos WinZip, of die lêer te breek in kleiner afdelings wat jy apart kan stuur. In oorweging vir die besige werknemer, kan jy ook die dokument in die liggaam van die boodskap te plak.

Proeflees jou boodskap. Spelling en taalfoute verskyn onprofessioneel. Vermy ook die gebruik van sleng, afkortings en emoticons in jou boodskap. Hierdie kan wees bekende terme, maar hulle is onvanpas in besigheid boodskappe.

Scan jou boodskap en aangehegte dokument vir virusse voordat jy stuur.

Sluit `n disclaimer die leser aan te moedig om die beslaglegging vir virusse skandeer voor af te laai. Dit kan jou maatskappy te beskerm teen die moontlikheid van regstappe indien die ontvanger `n virus deur jou skakel ontvang.

Wenke waarskuwings

Moenie ketting posse, spam of grappies nie stuur as aanhegsels. Hulle is onprofessioneel en onvanpas.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante