Sekretariële vaardighede en Pligte

Werking van die skakelbord en telefoon stelsel is `n belangrike plig van sekretarisse. Telefoon werk vereis ook die beste moontlike diens vaardighede. Byvoorbeeld, moet sekretarisse die telefoon beleefd antwoord met die toepaslike maatskappy groet. Ongeag hul persoonlike gevoelens, moet hulle in `n respekvolle wyse te kommunikeer. Hulle moet bereid wees om die kliënt vrae en klagtes met betrekking tot die maatskappy se personeel, produkte en dienste aan te spreek.

Sekretarisse moet uitstekende organisatoriese vaardighede te monitor en te bestuur hul werkgewer se gebeure kalender het. Dit beteken skedulering en herinner werkgewers van belangrike vergaderings of afsprake, voorbereiding op die terrein vergadering ruimtes en die reël van die lewering van materiaal wat benodig word vir vergaderings, soos die kantoor verskaf, rekenaartoerusting, verversings en kos-diens items.

`N Aantal van sekretariële pligte vereis rekenaarvaardighede. Sekretarisse moet skep, wysig en druk dokumente, skep en in stand te hou sigblaaie, voer Internet navorsing en stuur en ontvang e-pos. Sommige sekretarisse verwag om rekenaarsagteware te gebruik om PowerPoint-aanbiedings voor te berei. Ander moet die maatskappy se webwerf by te werk of pos inligting aan sosiale netwerk-webwerwe, soos Facebook, MySpace en Twitter.

Organisering kantoor lêers en inligting is deel van die taak van die tipiese sekretaris se. Afhangende van die maatskappy, kan die liasseerstelsel wees elektroniese, digitale of papier. Sekretarisse moet uitstekende organisatoriese vaardighede en raak meesters in alles stelsel hul werkgewers gebruik.

Kundigheid in die gebruik van ander kantoortoerusting is noodsaaklik vir sekretarisse. Byvoorbeeld, gebruik hulle `n faksmasjien, copier, skandeerder of drukker. Laai behang, vas papier jam, die vervanging van ink en toner en die oplos van probleme eenvoudige herstelwerk is ook tipies hul verantwoordelikheid.

Sommige werkgewers gee hul sekretarisse rekeningkundige verantwoordelikhede. Hulle mag rekeninge te betaal van maatskappy fondse, stuur fakture, uit te voer begroting pligte of uit te voer betaalstaat take. Sekretarisse moet bedrewe wees in die gebruik van die 10-sleutel te voeg masjien en weet hoe om rekenaar rekeningkundige sagteware, soos Quick gebruik.

Sekretarisse is dikwels in beheer van pos en aflewerings. Sekretarisse stuur, ontvang en pos te sorteer vir die kantoor. Hulle skeduleer ook bakkies vir uitgaande pakkette en teken vir pakkette gelewer.